Prvo pravilo upućuje menadžera da za uspješno komuniciranje treba prikupiti što više podataka o sugovorniku ili sugovornicima:7

•  informacije o bitnim sklonostima sugovornika od najveće su važnosti,
• ove podatke treba prikupiti prije početka razgovora (sastanka),
• može, doduše, i u toku ili nakon sastanka jer će ti podaci koristiti kod
  slijedećeg susreta,
• korisno je imati i detaljne podatke o poduzeću koje interesira
  menadžera,
• kao i o osobinama menadžera koji upravlja tim objektom,
•  bez ovakvih informacija gotovo je nemoguće biti uspješan u
  komuniciranju.

Drugo pravilo govori da za svaki poslovni kontakt treba razraditi strategiju kako ga voditi:

• tako zacrtana strategija mora se ostvariti,
• odnosno sastanak se treba odvijati po zacrtanoj zamisli,
• u strategiji vođenja razgovora moraju se predvidjeti i teškoće,
• ali i način kako ih prevladati.

Sve navedeno ukazuje da svaki sudionik u razgovoru, a napose menadžer trebaju:

•  imati pripremljen podsjetnik,
• i u toku razgovora korisno je voditi bilješke.

U razgovorima:

•  strategijski menadžer govori uopćeno i o najvažnijim stvarima,
•  pomoćnici govore o detaljima ali ne smiju izvoditi zaključke ili
  konačan stav jer,
• to je isključivo u nadležnosti strategijskog menadžera.

Treće pravilo nalaže da se sastanak započinje s predstavljanjem:

• predstavljanje mnogi zanemaruju,
•  a ono je uvjet komunikacije,
• predstavljanje mora biti jasno i glasno,
• predstavljanje može započeti i uručivanjem poslovne karte,
•  menadžer mora imati kvalitetnu poslovnu kartu i to s ovim podacima:
  – ime i prezime, položaj u hijerarhiji, titula, adresa poduzeća,
  telefon, telefaks itd.

Četvrto pravilo traži od menadžera da u poslovnom komuniciranju koristi odgovarajući ton u razgovoru:

•  ton i dikcija moraju biti prilagođeni kako sudionicima tako i prostoriji u kojoj se vodi razgovor,
• važne se stvari posebno ističu,
• povišen i svađalački ton mora se izbjegavati,
•  a menadžer u svim situacijama mora sačuvati prisebnost i kontrolu
  nad vlastitim postupcima.
  Peto pravilo predstavlja osnovu kulture komuniciranja i nalaže stalnu upotrebu zamjenice “Vi”
  umjesto “Ti”:
• Englezi su to jednostavno riješili i uveli zamjenicu “You”.
• u nas nikad se neće pogriješiti ako se upotrebljava zamjenica “Vi”.

Šesto pravilo zahtijeva da se u poslovnim kontaktima bude vedar, nasmijan, optimistički raspoložen…

•  ovo je najvažnije pravilo u usmenoj komunikaciji,
• i u najtežim situacijama menadžer mora vladati ovim pravilom,
• i to tako da se krizni momenti moraju prevladati jer,
•  i neuspješan sastanak može imati neke koristi, jer se bar nešto
  naučilo i iz takvog sastanka.

Sedmo pravilo nalaže da se treba komunicirati sve dok se ne ostvari cilj:

• otići sa sastanka je lako ali se time ne postiže cilj,
• zato “ako ne ide” nije rješenje napuštanje sastanka,
• cilju treba ići “korak po korak”.

Osmo pravilo odnosi se na potrebu poznavanja pravila telefoniranja:

• i za telefonsko komuniciranje treba se pripremiti,
• razgovori trebaju biti kratki i o suštini stvari,
• uvijek se predstavlja prvi onaj tko poziva.