Sezona u ugostiteljstvu često prođe u jednom dahu. Terasa je puna, narudžbe stižu bez prestanka, osoblje radi pod pritiskom, a svaki dan donosi novi izazov. Kada sve završi, većina vlasnika objekata svede priču na jednu brojku: koliki je bio promet. No upravo tu mnogi stanu. Promet pokazuje koliko se radilo, ali ne otkriva što je radilo dobro, gdje se gubio novac i što je goste moglo potaknuti da potroše više.

Zato je analiza prošle sezone jedan od najvažnijih koraka u pripremi za novu. Pogled na podatke o prodaji, najtraženijim artiklima, vremenu najvećih gužvi, učinkovitosti osoblja i organizaciji usluge može otkriti obrasce koji se na prvu ne vide, ali su jako važni. Oni koji odvoje vrijeme za analizu, u novu sezonu ne ulaze naslijepo nego s jasnim planom kako raditi brže, pametnije i profitabilnije.

Koji su dani i sati donosili najveću zaradu?

Na kraju sezone većina ugostitelja zna koliki je bio ukupni promet, ali puno je važnije razumjeti kada je taj promet nastajao. Je li objekt najbolje radio vikendom navečer, tijekom jutarnjih kava, za vrijeme ručka ili možda u terminima koje niste ni izgledala posebno važnima? Upravo analiza dana i sati s najvećim prometom otkriva gdje ugostiteljski objekt zaista ostvaruje puni potencijal i gdje postoji prostor za dodatni rast.

Ovi podaci pomažu donijeti puno pametnije odluke. Ako, primjerice, petkom između 19 i 22 sata objekt ostvaruje najveći promet, to je signal da je tada potrebno imati najjaču postavu osoblja, besprijekornu organizaciju kuhinje i maksimalno ubrzan proces narudžbe i naplate. Ako se primijeti da određeni dio dana redovito “šteka”, možda problem nije manjak gostiju nego sporija usluga, loša raspodjela osoblja ili nepotrebni operativni koraci koji usporavaju cijeli tim.

Kad znamo u kojim satima objekt diše punim plućima, puno je lakše optimizirati raspored rada, smanjiti stres u špici i iskoristiti svaki prometni val na najbolji mogući način. Ponekad najveća prilika za veću zaradu nije u privlačenju novih gostiju nego u boljoj organizaciji onih sati kada su gosti objekt već izabrali.

Što su gosti najviše naručivali?

Svaki restoran i caffe bar ima svoje favorite, artikle koji se naručuju iz dana u dan, gotovo bez razmišljanja. No uz njih često postoje i oni drugi: jela i pića koja lijepo zvuče na papiru, zauzimaju prostor na jelovniku, kompliciraju nabavu, opterećuju skladište i kuhinju, a u stvarnosti se naručuju rijetko ili gotovo nikako. Analiza prošle sezone idealna je prilika da pogledate svoj jelovnik i odvojite ono što donosi vrijednost od onoga što samo stvara dodatni trošak i operativni nered.

Pritom nije ključno gledati samo količinu prodanih artikala već i njihovu isplativost. Neko jelo može biti popularno, ali ako zahtijeva skupe namirnice, dugo vrijeme pripreme i ostavlja malu zaradu, možda nije zvijezda kakvom se čini. 

S druge strane, artikl koji se priprema brzo, ima dobru maržu i gosti mu se redovito vraćaju često je puno vrjedniji za poslovanje nego atraktivna stavka koja izgleda dobro samo na jelovniku.

Kad se jelovnik temelji na stvarnim navikama gostiju, poslovanje postaje jednostavnije, nabava je preciznija, manje je bacanja namirnica, kuhinja radi brže, a osoblje sigurnije. Korak naprijed nije uvijek dodati još nešto novo u ponudu nego maknuti ono što nikada nije zaživjelo.

Gdje se tijekom sezone gubilo najviše vremena?

Vrijeme je jedan od najskupljih resursa u ugostiteljstvu. Ipak, često se gubi na mjestima koja na prvi pogled djeluju potpuno bezazleno. Nekoliko dodatnih koraka do blagajne, vraćanje po POS uređaj, ručno zapisivanje narudžbi, čekanje na ispis računa, odlazak do stola samo radi kartične naplate..

Svaka od tih radnji pojedinačno traje relativno kratko. No kada se takvi koraci ponavljaju iz dana u dan, kroz cijelu smjenu i cijelu sezonu, pretvaraju se u sate izgubljene produktivnosti i ozbiljan trošak koji mnogi ni ne primijete.

Još važnije, izgubljeno vrijeme ne osjeti samo osoblje, osjeti ga i gost. Dulje čekanje na narudžbu, sporija isporuka pića, čekanje računa ili komplicirana naplata stvaraju osjećaj sporosti, čak i kada su hrana i usluga kvalitetni. U objektima s velikim prometom upravo ti “mali zastoji” često određuju koliko stolova se može okrenuti tijekom dana i koliko će se stvarno zaraditi u špici sezone.

Zato analiza operativnih procesa nakon sezone može biti jednako važna kao i analiza prodaje. Kad se jasno vidi gdje osoblje nepotrebno troši korake, vrijeme i energiju, lakše je pronaći rješenja koja ubrzavaju cijeli tijek usluge od narudžbe do naplate. Ponekad veća učinkovitost ne dolazi iz toga da osoblje radi više nego iz toga da sustav konačno počne raditi pametnije.

Kakva je bila organizacija rada?

U sezoni se problemi u organizaciji najbrže pokažu i najskuplje plate. Nije rijetkost da u jednom dijelu dana ima previše osoblja koje nema dovoljno posla dok nekoliko sati kasnije isti tim jedva stiže odgovoriti na tempo rada. Takva neravnoteža stvara nepotreban trošak rada, povećava stres među zaposlenicima i vrlo brzo se odražava na kvalitetu usluge.

Loša organizacija ne vidi se samo u rasporedu smjena. Vidi se i u tome tko što radi, koliko se osoblje međusobno čeka, gdje dolazi do zastoja i koliko energije odlazi na operativni nered umjesto na gosta. 

Analiza prošle sezone može vrlo jasno pokazati gdje je sustav “pucao pod pritiskom”. A kad znamo gdje nastaje problem, puno je lakše novu sezonu dočekati s boljim rasporedom, jasnijim procesima i organizacijom koja rasterećuje osoblje umjesto da ga dodatno iscrpljuje.

Što ove godine treba ponoviti, a što hitno promijeniti?

Nakon što pogledate brojke, analizirate navike gostiju i prepoznate gdje su nastajali najveći operativni izazovi, ostaje najvažnije pitanje: što sada s tim informacijama? 

Analiza prošle sezone nema stvarnu vrijednost ako na kraju ne dovede do konkretnih odluka. Podaci sami po sebi ne mijenjaju poslovanje. Mijenjaju ga potezi koji se povuku na temelju tih podataka.

MOžda dođe do zaključka da određena jela trebaju ostati okosnica ponude jer se odlično prodaju i donose zdravu zaradu. Možda ćemo uvidjeti da dio jelovnika nepotrebno komplicira nabavu i usporava kuhinju. Možda shvatiti da najveći problem nije broj gostiju nego način na koji objekt funkcionira u trenucima najveće gužve.

Najuspješniji ugostitelji ne ulaze u novu sezonu po starom obrascu, nadajući se da će stvari same od sebe biti bolje. Oni uzmu ono što je funkcioniralo, dodatno ga unaprijede i bez zadrške mijenjaju ono što ih je kočilo. 

Naravno, ovakva analiza nije moguća ako do ključnih podataka dolazimo teško, sporo ili ih uopće nemamo na jednom mjestu. Informacije o prometu po satima, najprodavanijim artiklima, učinku osoblja, prosječnom računu gosta ili razdobljima najvećih gužvi moraju biti pregledne, točne i dostupne u svakom trenutku kroz fiskalnu blagajnu. 

Upravo zato kvalitetna fiskalna blagajna danas nije samo alat za izdavanje računa nego i vrijedan izvor poslovnih odluka. 

U POS Sector aplikaciji, vlasnici ugostiteljskih objekata mogu u nekoliko klikova dobiti jasan pregled poslovanja od prodaje po artiklima i vremenskim intervalima do detaljne analitike rada objekta. Kada su podaci jednostavni za razumjeti i lako dostupni, odluke više nisu stvar osjećaja nego konkretnih informacija na temelju kojih je puno lakše planirati uspješniju sezonu.

Ukoliko želiš isprobati POS Sector, kontaktiraj nas i kroz  besplatno probno razdoblje uvjeri se i sam u jednostavnost, brzinu i pouzdanost aplikacije 🙂