Radite li inventuru u baru i kontrolu uposlenika pogrešno?

Radite li inventuru u baru i kontrolu uposlenika pogrešno?

U ovome tekstu objasnit ćemo što je inventura u baru i kontrola uposlenika.

Prije nego se dotaknem svoje izabrane teme, želim da napišem par rijeci općenito o barovima.

Najjednostavnije rečeno, bar je ugostiteljski objekt u kojem se poslužuju alkoholna i bezalkoholna pića, uz zabavu i glazbu. Ne razlikuje se mnogo od kafića i njegovog sadržaja.

Barovi različitih lica

Bar ustvari predstavlja šank (eng. bar) za kojim gosti stoje ili sjede na barskim stolicama i za kojim se pripremaju raznorazna alkoholna i bezalkoholna pića, kao i police iza sanka na kojima se nalaze boce i ostali popratni sadržaj za pripremu ukusnih pića (eng. Backbar).  U širem smislu on predstavlja i sami ugostiteljski objekt. Jedan klasični bar je američki bar, u kojem se pretežno nude i toče alkoholna pića i pripremaju kokteli.

Kod nas i ostalim zemljama regiona, bar se smatra za ugostiteljski objekt, sličan kafiću i može se pronaći u skoro svakoj ulici malo većeg grada. Zadnjih godina barovi dobivaju nove dimenzije i vlasnici su sve kreativniji prilikom smišljanja izgleda njihovog bara. Lounge Barovi, Resto-Barovi (kombinacija restorana i bara), razni Pubovi, Mliječni-Barovi, Smoothie-Barovi, Noćni Klubovi…svi oni spadaju u vrste barova.

Ja ih volim sve, jer je skoro svaki jedinstven i na svoj način interesantan i zanimljiv.

Ali, kao i svaki ugostiteljski objekt i barovi se susreću sa problemima u poslovanju.
Svaki segment poslovanja mora biti profesionalno planiran, prije realizacije, počevši od izrade poslovnog biznis plana do organizacije rada u timu.

Svaki čovjek koji pokrene svoj vlastiti posao i otvori bar, ima jedan cilj: biti samostalan i postati uspješan u svom radu i naravno zaraditi mnogo novca. Međutim, uspjeh je subjektivan.

Mnogi smatraju da se samostalnost i bogatstvo nalaze na istoj razini, dakle ako su samostalni, postat ce i bogati. To i jeste tako! Ali, da bi se spomenuta razina dosegnula, potrebno je biti odlučan u svojoj namjeri, adekvatno školovan za ugostitelja, koliko toliko iskusan u svojoj struci…, kao i još mnogo toga. Čak i malo sreće uvijek dobro dođe na putu do uspjeha.

Sposobnost reagiranja na vrijeme

Jedna od bitnih poduzetničkih karakteristika, je sposobnost reagiranja u pravo vrijeme i na pravi način. Brzi i jasni odgovori na pitanja uposlenika, dostavljača ili inspektora, će mnogo reći o karakteru vlasnika bara.

Neka “smisleno argumentiranje “ u vašem baru igra značajnu ulogu, i za vas i za vaše uposlenike. Znati voditi, uvjeriti i nadmudriti uposlenika dobrim argumentima, je najbolje rješenje za obe strane. Vaši radnici će znati cijeniti vas način rada, ukoliko se uvjere da on ima smisla.

U pojedinim situacijama je važno “brzinski reagirati”, iako unaprijed znate da niste ispravno postupili i da ćete morati ispravljati tu pogrešku. Ali bolje je ispravljati pogreške, nego da vas Vaše osoblje smatra nesposobnim i neodlučnim.

Direktna kontrola radnika

Vlasnici barova svoje radnike, u većini slučajeva, kontroliraju zbog optimizacije poslovanja, posmatrajući kako se generalno ponašaju i obavljaju svoju djelatnost. Na ovaj način imaju mogućnost trenutačno reagirati na uočeni problem, nedoumice, ali i nepoštenje radnika.

Zapamtite da bez kontrole nema uspješnog bara.

Moj savjet je da posmatrate svoje uposlenike (pogotovo nove) dok rade svoj posao i da sebi zabilježite uočene slabosti, ali i prednosti, za svakog radnika pojedinačno. Kontrola ne znači uhođenje. Uspjeh u ugostiteljstvu ostaje nedostižan, ako nema kontrole.

Kažite vrijednom, konobaru, koji je bezvoljno prišao gostima i jedva im poželio “Dobar dan!”, da se vise potrudi i da bude više ljubazniji, jer mu je i to dio posla.
Također, ako primijetite da vam šanker ili koktel majstor previše razgovaraju sa gostima koji sjede za šankom i piju svoje naručeno pice, objasnite im da je to osjetljivo i da ne pretjeruju u tome. Sve ima svoje granice.

Kontrola uposlenika

Za vas, kao vlasnika ili voditelja bara je bitno, da budite oprezni prilikom kontrole svojih uposlenika za šankom i van šanka, jer bi neki od njih vašu kontrolu mogli pogrešno da protumače. Radite to na diskretan i neprimjetan način, da ne bi došlo do nesporazuma. Postoje zabilježeni slučajevi, u kojima vlasnici pređu određenu granicu dozvoljene kontrole i uđu u privatnost svojih zaposlenika. To Vam ne treba!

Realno posmatrajte i zabilježite situaciju koja se odigrava pred vašim očima i mudro iznesite sve sugestije i pohvale svakom radniku pojedinačno na kraju radnog dana.

Uvažite i mišljenje vašeg osoblja

Znam, bar se ne bi mogao uspješno voditi, da vlasnik baš o svemu razgovara sa konobarom i pita za mišljenje pri svakoj odluci. Ali, sa vremena na vrijeme drugo mišljenje i tuđi savjeti dobro dođu u svakom poslu. Bitno je, stvarno znati donijeti pravu odluku.

Dobar tim – Dobra zarada

Komunikacija sa vašim osobljem u baru nije niti malo lagan posao. Oni su individue različitih profila različitih karaktera, i često je potrebno dosta vremena da se pronađe put do svakog od njih. Ovo možemo nazvati i jednom vrstom umjetnosti u poslovanju. Stvoriti uspješan tim, kojeg će se svi osjećati, te srcem biti dio njega, veliki je izazov. Vlasnik bara ovaj sklad najbolje postiže, kad svojim uposlenicima postane primjer u svemu što radi. Bez suradnje svakog člana tima, tim ne postoji.

Vođa tima, treba primjećivati i najmanje detalje, te ukazati na jednostavan način na pogreške, objasniti zašto je nešto pogrešno urađeno i ponuditi prijedlog rješenja. Uspješan tim rezultira zadovoljnim radnicima, koje gosti obožavaju, a pun bar kojim dominiraju sretni ljudi, Vama donosi veću zaradu.

Krada u ugostiteljstvu

A što ako ste pokradeni?

Kako bi vi reagirali da prilikom inventure, koju povremeno izvršite u vašem baru, shvatite da ste pokradeni? Da vam se stanje u programu i stvarno stanje zaliha apsolutno ne slažu i da ste zasigurno oštećeni za veću svotu novca? Ko je kriv? Imate li pravo uopće ikoga da krivite bez dokaza?
Toliko uloženog truda u izgradnju povjerenja u vaše uposlenike, odjednom se čini kao uzaludno utrošeno vrijeme.

Da, užas!

Da bi ste ovaj mogući scenarij izbjegli,inventure po mogućnosti radite sto češće uz pomoć modernih, visokokvalitetnih POS Sistema.

Zašto i kako se radi inventura?

Važno je napomenuti odnosno objasniti kako i zašto se radi inventura u baru. Općenito, inventura se prije svega radi da bi se utvrdilo stvarno stanje zaliha i kolika je bila stvarna vrijednost prodane robe u određenom periodu. Inventura u barovima je od velike važnosti, a većina barova/kafića na našim prostorima je radi svaki dan, odnosno prilikom predavanja smjene, što (razumljivo je) oduzima mnogo vremena.

Kada otvorite svoj bar, bitno je popisati početno stanje robe, koje ste nabavili, i to precizno i detaljno. Početno stanje zaliha je veoma bitno, jer se svaka sljedeća nabavka dodaje i veze za nju. Najbolje je, popisati robu odmah kada stigne u objekt, dakle čim je dobavljač donese. Tako nećete zaboraviti unijeti nijedno piće, a kontrolirate i nabavnu listu donesene robe, sa stvarnim stanjem, koje Vam je dobavljač pića dostavio.
Ako su svi računi pravilno otkucani i sva nabavljena roba evidentirana u programu, stvarno stanje se mora slagati sa inventurnim stanjem robe u baru, koje dobivamo brzim fizičkim mjerenjem.

Zašto kontrola u baru? Kako se krade?

Postoje raznorazne mogućnosti za krađu i nemar iza šanka. U većini barova osoblje obično radi bez izravnog nadzora vlasnika ili menadžera, što mu naravno ide u prilog, u koliko je planirana krađa. Krađa se lako može izvesti, a teško dokazati i gotovo je nemoguće spriječiti je ako se ponavlja.

Inventura

Zašto inventura ne može uvijek spriječiti krađu?

  • Točenom pivu je teško zabilježiti stvarno stanje prilikom inventure, jer uvijek postoje već otvorene bačve piva koje je nemoguće kontrolirati. Svakodnevno mjerenje i praćenje bi možda i dovelo do stvarnog stanja, ali ovo je vremenski skoro nemoguće izvodivo. Ista stvar je i sa točenim sokovima iz aparata, tzv. premix aparata (šankomata).
  • Otvorene i poluprazne boce se posebno teško mjere. Puno vrsta pića i otvorenih boca, pa ponekad čak i različite veličine boca jednog te istog pića dovode do otežanja u provođenju inventure.
  • Inventura se lako može manipulirati, ukoliko se pojedinačne boce nekog žestokog pića, npr. napune vodom.
  • Ukoliko osoblje donosi svoje boce nekog pića sa sobom, i njega dalje prodaje gostima, zadovoljavajući ishod inventure pada u vodu.
  • Inventura u barovima je u krajnjem slučaju dokaz o postojećoj šteti. Trčite za svojim novcem, a gubici se nažalost ne mogu spriječiti.
  • Ako više osoba radi u smjeni, nemoguće je optužiti samo jednu, koja bi mogla biti odgovorna za počinjeno kazneno djelo. Svi će se naravno praviti ludi i negirati krađu. A optužiti cijelo osoblje obično rezultira pogoršanjem dobrih odnosa u radnom okruženju.
  • Inventura u baru obično iziskuje mnogo vremena, pogotovo ako se koriste mjerači za pića ili vaga. Bez obzira kako ste riješili obavljati inventuru, vrlo je rijetko da se svakodnevno može detaljno izvršiti, a na smjenama pogotovo.

POS Sistemi kao rješenje?

Kako uraditi inventuru brze i preciznije, a da nitko ne bude oštećen?

Najlakše je inventuru u barovima raditi na moderan odnosno normalan način, koristeći računalo i program za ugostiteljstvo. Nabavljenu robu unosite, čim je dostavljač donese na lager, kroz program. Kada konobari izdaju račune, tada program automatski skida normative sa lagera koje ste prethodno po vašim zahtjevima unijeli u sistem. Na kraju smjene izbaci se trenutna lager lista i to stanje se mora poklapati s fizičkim stanjem robe.

Ovako bi trebala izgledati predaja smjena

Ukoliko vam normativi nisu pravilno uneseni u program sa kojim vodite lager listu, doći će do određenog neslaganja prilikom kontrole zaliha na lageru i zaliha unesenih u program. Takva neslaganja najviše pogoduju konobarima, jer mogu iskoristiti pogrešku u programu na Vašu štetu.

Jedan od čestih problema na usklađivanju i kontroli stanja zaliha je problem sa dodacima, koji se prilikom pripreme stavljaju u koktele i druga alkoholna i bezalkoholna pića, koja se poslužuju u baru. Npr. Ako se desi da gost naruči koktel, kojem su normativi, tj. njegovi sastojci uneseni u program, a ne želi jedan od tih sastojaka u svom piću ili želi dodatni sastojak, u programu će doći do neslaganja zaliha, što je razumljivo.

Prvo je potrebno je napraviti listu koja se u ugostiteljskom rječniku zove šank ili inventurna lista, a sastoji se od slijedećih kolona:

  • Naziv robe
  • Početno stanje
  • Primljeno
  • Ukupno
  • Utrošeno
  • Ostatak

Primjer liste u PDF-u:   Inventurna lista

U polje početno stanje se upisuje početno zaduženje robe. Ako je tijekom trenutne smjene došla određena roba to upisujemo u polje primljeno, saberemo početno stanje i primljeno i dobijemo ukupno. U polje utrošeno upisujemo broj prodanih konzumacija koji dobijem sa Z trake (zaključak smjene na određenoj kasi ili programu).
Kada utrošeno oduzmemo od ukupno dobijemo ostatak koji nova smjena preuzima i počinje raditi.

Važno je napomenuti da ako se ne kucaju računi, predaja smjene izgleda tako što se u utrošeno ispisuje razlika između ukupno i ostatak, a na ovaj način ostatak dobijete tako što ručno prebrojite trenutno stanje. Ako su vam mjere žestokog pića 0,03 onda se litar pića računa kao 33 komada radi lakšeg brojanja.
Naravno ovo morate znati ako radite ručno, ako koristite program za ugostiteljstvo koji podržava sve navedeno, cijela kompleksnost je sakrivena iza samo jednog klika.

Program za inventuru

Ukoliko se odlučite da vršite inventuru na gore spomenuti način predlažemo vam da primjer inventurne liste iz priloga uzmete i ispišete u više primjeraka. Inventurnu možete voditi i u elektronskoj formi, a možete i elektronski napisati sve robe koje imate i onda isprintati da ne bi stalno prepisivali na desetine roba.
Inventurna lista će vam dati i točnu financijsku informaciju vašeg prometa jer umnožak između jedinične cijene i broja prodanih konzumacija će dati točan iznos novca u novčaniku.

 

 

Da li ste kao vlasnik bara bili pokradeni?
Imate li loše iskustvo s uposlenicima?
Koliko često radite inventuru u svom objektu?

Podijelite ovaj tekst na društvenim mrežama, nikada se ne zna, možda će pomoći i drugim vlasnicima sa sličnim iskustvima!

Besplatno Preuzmi Inventurnu Listu