Neke od stvari koje osiguravaju da posao u caffe baru teče kao podmazan su kvalitetna fiskalna blagajna i backoffice.

Backoffice nije samo bezbroj brojeva i nekih tamo kalkulacija; to je cijeli niz aktivnosti koje uključuju vođenje zaliha, optimizaciju troškova, upravljanje timom i osiguravanje da se svakodnevni poslovi odvijaju glatko. 

Kada je ovaj dio poslovanja dobro organiziran, rezultat se jasno vidi u svakom segmentu caffe bara, a najviše kroz financije i zadovoljstvo gostiju.

Preuzmi checklistu za otvaranje caffe bara

Zašto je backoffice ključan za uspješno poslovanje caffe bara?  

Backoffice je poput temelja kuće: možda nije vidljiv, ali bez njega ništa ne stoji kako treba. Indirektno ima jako velik utjecaj na goste. Mnoga njihova pozitivna (ili negativna) iskustva su povezana s tim koliko je  zapravo backoffice funkcionalan.

Nedavno mi se dogodila situacija koja me je zapravo i navela da napišem ovaj tekst. Naručila sam prirodni sok od naranče, mrkve i đumbira. Konobar mi je rekao da može, ali da je nestalo đumbira, a to mi je i bio glavni sastojak zbog kojeg sam i htjela taj sok…Zatim je netko iz društva zatražio sok od jagode i njega nije bilo mada je u cjeniku. 

Na kraju smo naručili nešto što baš i nismo željeli – samo da naručimo, a objekt je, u najmanju ruku ostavio dojam da nije dobro organiziran.

Takvi i drugi “sitni propusti” toliko narušavaju dojam o caffe baru da je to riječima teško opisati. Jednostavno, gosti su danas sve manje tolerantni – ponuda je prevelika, a konkurencija nemilosrdna.  

Kvalitetan backoffice je taj koji je zaslužan za izbjegavanju ovakvih scenarija centraliziranjem 5 ključnih poslovnih procesa:  

1. Vođenje zaliha i nabave
2. Upravljanje financijama
3. Upravljanje timom 
4. Praćenje prodaje i analiza podataka
5. Pregled i ispis izvještaja

Vođenje zaliha i nabave

Srce operativne učinkovitosti svakog ugostiteljskog objekta – vođenje zaliha i nabave ključni je dio backoffice-a koji direktno utječe na svakodnevno poslovanje i caffe bara. 

Bez dobro organiziranog sustava u ovom području, čak i najbolje usmjeren tim i savršena usluga mogu se urušiti zbog nestašice osnovnih namirnica poput kave, mlijeka ili šećera. Upravo zato je ovaj proces toliko važan.

Prvi korak u vođenju zaliha je razumijevanje potrošnje. To uključuje precizno praćenje koji se proizvodi najviše koriste, u kojim količinama i tijekom kojih perioda.  

Nabava igra ključnu ulogu u osiguravanju pravovremene opskrbe. Redovita komunikacija s dobavljačima, pregovaranje o cijenama i uvjetima isporuke te odabir kvalitetnih partnera je posao koji funkcionira isključivo ako funkcionira i backoffice. 

S ispravnim korištenjem backoffica izbjegavaju se nagađanja ili nepotrebno gomilanje zaliha. Prevelike zalihe rezultiraju vezivanjem kapitala u robu koja se ne koristi dok nestašice dugoročno uzrokuju gubitak gostiju. Zato je ključno pronaći balans koji omogućava kontinuiranu opskrbu bez nepotrebnih troškova.  

Upravljanje financijama

Bez kvalitetnog financijskog planiranja i praćenja i caffe bar s velikim prometom može se suočiti s problemima poput nelikvidnosti, gomilanja neplaćenih računa i slično.

Prvi korak u upravljanju financijama je jasna evidencija prihoda i rashoda. Svaki prodani espresso, svaka nabavljena kutija šećera i svaka plaća zaposlenika mora biti točno evidentirana. Ovo nije samo pitanje praćenja novčanih tokova već i osnovni alat za pravilnu analizu poslovanja. 

Jako važan dio financijskog upravljanja je i kontrola troškova. Troškovi u caffe baru mogu uključivati sve: od nabave namirnica i opreme, preko plaća zaposlenika do režijskih troškova poput struje, vode i najma, a razumijevanje strukture pomaže u njihovom smanjivanju bez ugrožavanja kvalitete usluge. 

Planiranje proračuna je još jedan važan element koji pomaže vlasnicima i menadžerima da postave realne ciljeve, poput povećanja prihoda ili smanjenja troškova te da prate njihovo ostvarenje. 

Sve ove aspete upravljanja financijama omogućuju podaci iz kvalitetnog backoffice-a. Uz njihovu pomoć, vlasnici donose informirane odluke isključivo  na temelju preciznih podataka.  

Planiranje radnog vremena i upravljanje timom

Prvi korak u planiranju vremena je razumijevanje radnih potreba na temelju prometnih perioda. Recimo, jutarnji sati mogu zahtijevati veći broj zaposlenika dok su popodnevne smjene možda manje intenzivne. Analiza prometa i posjećenosti kroz različite dane u tjednu i godišnja doba omogućuje pravilno raspoređivanje osoblja.  

Pravilno planiranje radnog vremena također utječe na financije. Optimalna iskorištenost radnog vremena i smanjenje broja sati bez posla direktno su povezani s ukupnim troškovima rada. Uz to, zadovoljni zaposlenici koji rade u uravnoteženim smjenama pružaju bolju uslugu.  

Upravljanje timom povezano je s backofficeom jer se mnogi ključni aspekti upravljanja timom odvijaju upravo u “pozadini” poslovanja. A dobro vođen tim funkcionira kao uigran orkestar: svaki član zna svoju ulogu, međusobno se podržavaju i zajednički stvaraju pozitivno iskustvo za goste.   

Praćenje prodaje i analiza podataka

Praćenje prodaje i analiza podataka je proces koji se većinom odvija u backofficeu i pruža temelj vlasnicima i menadžerima za strateško donošenje odluka i optimizaciju poslovanja.  

Praćenje prodaje podrazumijeva detaljnu evidenciju svih prodanih artikala. Ovi podaci omogućuju analizu potrošnje, iz čega se izvlače zaključci o najfrekventnijim satima, artiklima koji se ne prodaju i slično.

Također, analiza prodaje donosi i usporedbu podataka iz različitih razdoblja gdje se mogu prepoznati sezonske fluktuacije ili utvrditi utjecaj određenih marketinških kampanja. Na primjer, podaci mogu pokazati kako je promocija “espresso+croassaint” povećala promet u jutarnjim satima.  

Praćenje prodaje također je usko povezano s kontrolom zaliha i planiranjem nabave odnosno kontrolom skladišta. Primjer, analiza podataka je pokazala povećanu prodaju ledenog čaja od brusnice tijekom kolovoza za 60%. Naravno, menadžer koji vodi računa o ovome potrudit će se da obesbjedi dovoljne zalihe istog sljedeće godine.

Važno: Kroz razumijevanje potreba i navika gostiju, možeš kreirati ponudu koja će privući još veći broj gostiju i jednostavno osigurati rast posla. Kvalitetan backoffice omogućuje ovu razinu organizacije i analize što zapravo i čini razliku između prosječnog i vrhunskog caffe bara kojim upravljaju profesionalci u poslu, a ne amateri.

Pregled i ispis izvještaja

Pregled i ispis izvještaja je funkcija backoffice-a koja omogućuje vlasnicima i menadžerima da imaju potpunu kontrolu nad ključnim aspektima poslovanja.

Izvještaji mogu obuhvaćati širok spektar informacija, uključujući:  

• Financijske podatke: Prihodi, rashodi, profitna margina i gotovinski tokovi…  
• Prodajnu statistiku: Najprodavaniji proizvodi, prosječna vrijednost računa, najfrekventniji sati i dani…
• Stanje zaliha: Analiza potrošnje sirovina, zalihe proizvoda i predviđanje potreba za nabavom…
• Učinkovitost zaposlenika: Radni učinak po smjeni, broj odrađenih sati i produktivnost…

Pregled izvještaja omogućava dublje razumijevanje poslovnih performansi i identifikaciju ključnih područja za poboljšanje. Jednostavno, izvještaji su poput kompasa koji usmjerava poslovanje prema uspjehu. 

Uspješan caffe bar ne gradi se samo na ukusnoj kavi i simpatičnom osoblju nego se on zasniva na dobro organiziranim procesima koji čine svaki aspekt poslovanja besprijekornim. Ovo je sigurno – bez pravih alata, standardizacija radnih procesa i analiza podataka su izazovne, dugotrajne i sklone pogreškama. 

Želiš li vidjeti kako funkcionalan backoffice izgleda u praksi? Javi nam se za besplatnu demonstraciju i probni mjesec i otkrij kako jednostavno POS Sector backoffice može transformirati tvoje poslovanje!

Preuzmi checklistu za otvaranje caffe bara