Kako i zašto se radi inventura u kafiću i restoranima

Kako i zašto se radi inventura u kafiću i restoranima

Inventura u kaficu i restoranima – kako i zašto se radi? Znaš li da prosječan bar mjesečno izgubi oko 20% svoje prodaje zbog krađe, besplatnih pića, prosipanja pića i ostalih rashoda.

Što ako primijetiš i da pored poprilično dobro posječenog restorana ili bara, tvoj ukupni profit opada? Koji je razlog? Što se dešava?

Dokazano je da prosječan bar mjesečno izgubi oko 20% svoje prodaje zbog krađe, besplatnih pića, prosipanja pića i ostalih rashoda. To znači da mjesečno gubite minimalno od 2500 – 10.000 kuna, a da toga niste ni svjesni.

Cjelokupna ugostiteljska industrija gubi čak vrtoglavih 11 Milijardi dolara mjesečno. To je mnogo novca, koji niko ne može, niti želi zanemariti. Jednostavno, ne možeš si priuštiti da gubiš toliki novac.
Analiza profitabilnosti u ugostiteljstvu, odnosno inventura u ugostiteljstvu je važan zadatak svakog vlasnika restorana i bara, koja se mora obavljati redovno, kako bi prihodi bili dobri i redovni, te kako bi se spriječila krađa i smanjili troškovi raznoraznih rashoda.

Kako se radi inventura u kaficu i restoranima?

Inventura se radi tako što se prije svega popise početno stanje svake robe pojedinačno – od najsitnije namirnice u kuhinji do bačve sa pivom u šanku. Početno stanje je polazna točka za inventuru i nemojte zaboraviti da od nje sve počinje.
Mora se evidentirati svaka nova nabavka robe koja se sabere sa početnim stanjem. Tako se dobiva novo stanje zaliha koje će se uzeti kada se bude radila inventura.

Ako bi to radili na moderan (odnosno normalan način, koristeći računalo i program za ugostiteljstvo) onda bi to značilo da robu koja dolazi unosite na lager kroz program, konobari izdaju račune, te program automatski skida normative koji su podešeni po vašim zahtjevima.
Iz programa putem kojeg izdajete račune izvadite dnevnu prodaju po konzumacijama. Taj izvještaj će vam dati informaciju kolika je bila prodaja konzumacija. Za svaku konzumaciju koju imate u ponudi morate znati normative, koji će vam reći koja se roba potrošila sa stanja prodajom određene konzumacije. Trenutno stanje robe bi trebalo imati istu vrijednost kao i inventurno stanje (ako su svi računi kucani i sva novonabavljena roba evidentirana.)
Zbog ovoga je za vlasnika ili menedžera restorana ili bara vrlo važno da poznaje softver, pomoću kojeg vodi i prati namirnice od ulaska u skladište objekta do prodaje namirnica gostima – kroz evidenciju izdanih računa.

Ko radi inventuru?

Najbolje je da budeš prisutan kada se radi inventura. Kontroliraj zajedno sa kuharom namirnice u kuhinji, jer će teško neko drugi znati o kojem komadu mesa se radi prilikom kontrole. Budi i sa šankerom dok prebrojava boce sokova ili mjeri piće u bocama za šankom.

inventura u kaficu

Kada radiš inventuru obrati pozornost na:

  • Precizno prebrojavanja. Pazi da svi artikli budu prebrojani i da ni jedan ne zaboraviš, ali pazi i da ne dođe do dvostrukog zbrajanja. Kreni tako sto ćeš ići po prostorijama (Kuhinja, Šank, Lager…), te uvijek kreni sa jedne strane police prema drugoj ili sa vrha police ka dnu.
  • Napravi ček listu u kojoj ćeš navesti sve što trebaš prebrojati. Tako ni bocu nekog pića koja je ostala u hladnjaku u kuhinji, jer u šanku više nije bilo mjesta, nećeš sigurno zaboraviti.
  • Obavezno obrati pozornost da dobavljači ne dostavljaju robu dok radiš inventuru.
  • Zabilježi podatke ko i kada je radio inventuru, da li je bilo pokvarene robe koja se nije brojala i ostale bitne stvari.

Istraživanja su pokazala da se inventura u kaficu i restoranima, odnosno svim ugostiteljskim objektima radi vrlo rijetko. Čak 41% ugostitelja je izjavilo da inventuru provodi samo jednom godišnje, a njih 40% samo jednom mjesečno.
Samo 17% njih inventuru u svom objektu radi detaljno i kontrolira svaki artikal, što je zabrinjavajuće.

Mjesečna inventura – radi čak 40% vlasnika barova i restorana jednom u mjesecu. Svakog prvog u mjesecu putem inventurne liste ručno bilježe sve zalihe hrane i pića. Inventurna lista se usporedi sa stanjem u programu i na taj način dobiju rezultate inventure.

Ček inventurna lista u PDF-u: Inventurna lista

 

Tjedna inventura – menedžerima i vlasnicima pruža više informacija, na osnovu kojih će da uspješno vode svoj objekt. Na ovaj način se češće dolazi do određenih podataka, te se potencijalni problemi mogu brže i lakše identificirati i riješiti, nego kada radite mjesečnu ili čak godišnju inventuru.

Svakodnevna inventura – svih namirnica, boca, čajeva, kave… Dobro bi bilo da se inventura radi svakog dana, prilikom razmjene smjena konobara. Tako bi istog momenta bilo poznato ko je odgovoran za probleme i kako ih ispraviti.

Vođenje inventure zaista nije problem ako se uspoređuju podaci na skladištu u objektu sa podacima u programu sa kojim izdajete račune i vodite svoje poslovanje.

Dnevna, tjedna ili mjesečna izvješća možete dobiti u sekundi i na osnovu toga napraviti smjenu konobara, izvršiti nabavu te imati kontrolu nad svojim skladištem.

Kao primjer brzih izvješća uzet ćemo izvješće za kraj smjene u našem programu POS Sector.

Kraj smjene je izvješće koje pokazuje promet po zadanim kriterijima unutar jedne smjene. Smjena je period koji obuhvaća period od zaključka smjene pa do sljedećeg zaključka. Pritiskom na – Kraj smjene promet se anulira i počinje raditi nova smjena.

Izvjesce-kraj-smjene

Pored izvješća za kraj smjene najbitnije izvješće koje trebaš koristiti u svom poslovanju je zbirno izvješće za period.  Ovo izvješće možete kreirate po vašoj potrebi, odnosno volji. Izvješće može da sadrži sve potrebne informacije i pogodno je za brzo, sveukupno izvješćivanje.

zbirno-izvjesce-fiskalne-blagajne-za-period

 

Ako želiš više informacija o načinima sa kojim možeš bolje i točnije voditi svoj objekt s programom za ugostiteljstvo, posjeti našu web stranicu na linku:  https://possector.hr/  Možeš se odmah i prijaviti za besplatno korištenje programa što i preporučujem,  jer nikada nećeš saznati što je dobro za tebe, a što ne, ako ne probaš.

Pošalji nam svoje podatke i dogovori termin za besplatnu online instalaciju

Kako mjeriti pića u inventuri?

Prije nego vam predstavimo najzastupljenije načine mjerenja pića u ugostiteljstvu, obradite pozornost na sljedeće, ako ne želite velike rashode i troškove:

  1. svako piće se treba ispravno i točno dozirati
  2. svako besplatno piće se mora zabilježiti
  3. pazi da se pića ne prolijevaju prilikom sipanja u čaše

Ako ne obratiš pozornost na ove stavke, onda nema svrhe da radiš inventuru, jer će vam ona na kraju jedino pokazati da si u minusu, iako nije došlo do krađe!

Najzastupljeniji načini mjerenja stanja pića:

  • Mjerač pića (gljiva)
  • Dozator sa brojčanicima
  • Dozator povezan sa računalom
  • Elektronska vaga
  • Specijalizirani uređaji za mjerenje pića pomoću barkoda

Nedostatci mjerača pića

Prodavači za svaki od ovih proizvoda navode da su 100% točni i primjenjivi za svako piće, da je to pravi izbor za vas. Ali praksa je pokazala malo drugačije.
Dozatori kao i slični sistemi povezanim sa računalom pokazali su slijedeće nedostatke:

  1. Brojčanici mogu povremeno zatajili, a domišljati uposlenici su mogli blokirati brojčanike i namjerno
  2. Dolazilo bi do curenja pića iz dozatora koje se ne evidentira naročito alkoholnih pića sa više šećera (Pelinkovac, Jagermaister, likeri)
  3. Svi elektronski mjerači pića podložni su manipulaciji, koje sam ugostitelj u software-u može uraditi, ali koje i djelatnik free softverom može ubaciti za vrijeme trajanja njegove smjene. Vrijeme za koje je moguće uraditi manipulaciju cca 1 minuta.

Elektronski sistem povezan sa mjerenjem pića putem vage također se pokazao kao ne pouzdan. Dozvoljena tolerancija težine boca je 2%, ali se ove norme ne pridržavaju svi proizvođači, tako da se dozvoljena tolerancija težina boce kreće i do 5%.

Objasnit ćemo primjerom:
Težina jedne boce kvalitetnog pića od 700ml. je 750g. Prosječna tolerancija od +- 5% je cca 712,50 – 787,50 gr. što iznosi nepouzdanih 75 gr. Pogreška od 10 % je previše da bi ovaj vid mjerenja pića dobio prolaznu ocjenu.

 inventura u kaficu vaga

O automatskom mjerenju volumena alkoholnih pića putem vage bespotrebno je govoriti jer se protivi temeljnoj fizici i nije primjenjivo.

Klasični mjerač pića

Najpouzdaniji je mjerač 1/2 lit. menzura te istakanje-utakanje sistem ali kod svih boca nije moguće. I traje cijelu malu vječnost.
Do sada se pokazao najbolji posredni mjerač pića sa jamstvom točnosti proizvođača jer omogućuje i besplatnu izmjenu mjerki u slučaju i promjene boca i promjena asortimana u lokalu. Na našem tržištu i tržištudrugih zemalja nalazi se već 20 godina, s time da postoji i US varijanta (samo za tamošnje tržište) u nešto drugačijim mjerama.

Jedan od najpopularniji načina za mjerenje potrošnje i stanja pića je i klasični mjerač pića ili popularno nazvan „Gljiva“. “Gljiva” mjerač ima svoje velike nedostatke jer je unaprijed zabijeno 12 mjernih letvica bez jamstva točnosti, a pola od njih mnogima ni ne treba.
Problem sa ovim mjeračem pića je činjenica da mnogi proizvođači veoma često mijenjaju izgled i oblik boce ne razmišljajući pri tome i o ugostiteljima i inventuri. Poželjno je da svaki ugostitelj za sebe izradi mjerač za mjerenje pića koji njemu odgovara i nadopunjuje ga kako se dešavaju promjene u njegovoj ponudi ili obliku postojećih pića.

Alternativna rješenja ugostitelja i proizvođača

Pojedini ugostitelji su tražili izlaz za sebe i izrađuju osobne mjerače pića. Rješenja su zaista zanimljiva i koriste se razne metode od lijepljena flastera i naljepnica dužinom boce sa oznakama 0,3 ili 0,5 dcl., raznih letvica od različitih materijala, uranjanjem posebnih štapića u bocu.

mjeraci pica

Paralelno sa osobnim rješenjima ugostitelja za mjerenje pića, proizvođači mjerača pića su izašli sa svojim rješenjima počevši od cjevčica koje se uranjaju u pića, različitih mjerki međusobno povezanih lančićem, nitnama ili nečim sličnim do okomitih mjerača kojem su fiksno učvršćene mjerke bez mogućnosti izbora asortimana kao i nadoknadne promjene i proširenja.

Suština neistine svih ovih proizvođača je tvrdnja da se niz različitih pića može mjeriti sa jednom mjericom.

Specijalizirani sustavi za mjerenje pića

Specijalizirani uređaji poput AccuBar-a služe za mjerenje pića, tako što s njima skeniraš barkodove na bocama, a on ti pokaže točnu količinu pića koja je ostala u polupraznoj boci. Ovi uređaji pomažu:

    • da brze, točnije i učinkovitije uradiš inventuru pića u tvom objektu.
    • poboljšaš kontrolu troškova
    • spriječiš nepotrebne rashode pića (nepravilno doziranje, besplatna pića…)
    • spriječiš krađe pića
    • identificiraš odstupanja kroz analizu podataka
    • uštediš vrijeme i novac

Kontrola kao rješenje?

Ako nisi u mogućnosti često raditi inventuru ili ako želiš unaprijed olakšati sebi inventuru i ujedno poboljšati kontrolu, a i da malo uplašiš svoje osoblje da se ne bi usudili krasti, onda ti savjetujem da obratiš pozornost na sljedeće:

  1. Ti si gazda i neka to tvom osoblju bude jasno. Nemoj se plašiti dati im do znanja da držiš svoj objekt pod kontrolom i da ćeš svaku krađu detaljno ispitati i kazniti počinioca, ako se on otkrije.
  2. Ruksaci , torbe, torbice i debele jakne – ne dozvoli osoblju da unosi sa sobom za šank torbe i ostale stvari u kojim se lako može sakriti boca vina ili nekog drugog pića. Za odlaganje osobnih stvari osoblja bi trebali imati posebno mjesto, koje je van dohvata tvojih zaliha
  3. Manje zaliha – Mnogi ugostiteljski objekti imaju više zaliha na policama u skladištu nego što je to ustvari potrebno. Procijeni prilikom nabavke robe koliko kojih namirnica će stvarno biti potrebno do slijedeće nabavke. Uzmi i koju namirnicu više, ali razumno. Tako će ti biti lakše pratiti stvarno stanje poslovanja, a i mnogo brže ćeš prebrojati zalihe prilikom inventure. Smanjenjem viška zaliha imati ćeš i manje otpada i manje kvarljive robe, a osoblje će razumnije koristiti nabavljene artikle.
  4. Dnevna inventura ključnih artikala – Ovo je još uvijek jedan od efektnijih načina kontrole robe u ugostiteljstvu. Izdvoji desetak ključnih artikala, koje koristiš za pripremu jela i pića i kontroliraj ih svaki dan prilikom smjene konobara i osoblja u kuhinji.
  5. Videokamere na strateškim mjestima – pazi samo da ne pretjeruješ s ovom kontrolom
  6. Čuvaj sva alkoholna pića i skuplje namirnice pod ključem, a ključ čuvaj samo ti ili neka od osoba kojoj vjeruješ 100%. Što je sigurno, sigurno je. Dokazano je da na ovaj način rjeđe dolazi do krađe.

Ako imaš još savjeta i strategija kako smanjiti troškove rashoda, poboljšati kontrolu radnika i uraditi inventuru – onda ih otkrij, pošalji nam na mail. Rado ćemo tvoja iskustva prenijeti i drugim vlasnicima ugostiteljskih objekata.