Ugostiteljska industrija doživjela je značajne promjene tijekom posljednjih nekoliko godina. Zahvaljujući brzom razvoju tehnologije, softveri su postali temelj fiskalnih blagajni, pa tako i nezamjenjiv alat za vlasnike svih ugostiteljskih objekata, a posebno vlasnike restorana i caffe barova. Softveri omogućuju da se poboljša efikasnost, pruži bolja usluga i detaljno upravlja svim aspektima ugostiteljskog poslovanja. Međutim, odabir najboljeg softverskog rješenja može biti izazovan zadatak.

Svaki ugostitelj ima svoje jedinstvene potrebe i specifične ciljeve, pa je ključno pažljivo razmotriti sve aspekte pri odabiru softvera. Postoji mnogo faktora koje treba uzeti u obzir kako biste osigurali da softver zadovoljava sve vaše zahtjeve. Od intuitivnosti i korisničkog iskustva, preko upravljanja narudžbama i stolovima, pa sve do sukladnosti s zakonodavstvom i sigurnosti podataka.

U ovom članku ćemo istražiti ključne faktore koje ugostitelji trebaju uzeti u obzir prilikom odabira softvera za svoje restorane ili caffe barove.

Vrsta poslovanja i potrebe

Prvi korak u odabiru odgovarajućeg software-a je razumijevanje specifičnih potreba vašeg poslovanja. Restorani i caffe barovi mogu varirati u veličini, konceptu i uslugama koje nude. Zato je važno odabrati modularan softver sa funkcionalnostima koje se mogu prilagoditi vašim jedinstvenim potrebama. 

Na primjer, brzi restoran koji se fokusira na isporuku hrane sigurno neće trebati iste funkcionalnosti software-a kao luksuzni restoran.

Stoga, prije nego što se odlučite, važno je duboko razmotriti prirodu poslovanja, kako biste pronašli software koji najbolje odgovara specifičnim potrebama vašeg objekta.

Intuitivnost i korisničko iskustvo

Softver za restoran ili caffe bar ne bi trebao samo zadovoljiti specifične poslovne potrebe objekta već i pružiti jednostavno i intuitivno korisničko iskustvo. U ugostiteljskoj industriji, brzina i preciznost su ključni faktori za uspješno poslovanje. Software mora doprinijeti efikasnosti osoblja. Korištenjem software-a koji je jednostavan za upotrebu, osoblje može brže i preciznije obraditi narudžbe, smanjujući tako vrijeme čekanja gostiju. To pridonosi boljem iskustvu gostiju i povećava produktivnost osoblja.

Također, važno je odabrati softver koji je jednostavan i zahtijeva minimalnu obuku. Znamo da u cijelom ugostiteljskom sektoru, a posebno u restoranima i caffe barovima, često dolazi do izmjene članova tima. Novom osoblju treba biti omogućeno brzo učenje kako bi što brže i lakše savladali program. Softver koji je intuitivan i jednostavan za korištenje omogućava bržu obuku novog osoblja i smanjuje potrebu za dugim i plaćenim obukama. 

Sve u svemu, odabir softvera koji je jednostavan za upotrebu i podržava intuitivno korisničko iskustvo koristi i osoblju i gostima. To pomaže u povećanju efikasnosti poslovanja, smanjenju grešaka i pružanju bolje usluge, što je ključno za uspjeh u ugostiteljskom sektoru.

Rad s narudžbama

Ugostitelji znaju da se brzina i preciznost kreiranja narudžbi direktno odražava na zadovoljstvo gostiju. Software treba omogućiti da se s minimalnim brojem klikova napravi narudžba i pošalje izravno u kuhinju i šank, a isto tako da se samo sa nekoliko klikova i unovči račun. Rezultat je maksimalno brza usluga, veća posvećenost gostima i minimalna mogućnost pogrešno otkucane narudžbe.

Također, ukoliko poslovanje zahtjeva, osoblju treba omogućiti direktno slanje narudžbe iz različitih dijelova restorana, uključujući i terasu. Ovo olakšava posluživanje gostiju bez potrebe za nepotrebnim dolascima unutar objekta i smanjuje vrijeme čekanja gostiju.

Treba imati na umu da gosti često žele prilagoditi i izmjeniti svoje narudžbe. Softver treba osigurati jednostavno dodavanje napomena, čime se zadovoljavaju posebni zahtjevi svakog gosta. 

Fiskalna blagajna i sukladnost sa zakonima

Software za fiskalnu blagajnu ima ključnu ulogu u održavanju sukladnosti sa zakonima i poreznim propisima u ugostiteljskom sektoru.

Jedna od najvažnijih stavki je definitivno izdavanje fiskalnih računa koji su u skladu sa svim relevantnim zakonima i propisima. Fiskalni računi su pravni dokumenti koji potvrđuju transakcije i često se koriste za izvještavanje poreznim tijelima. Stoga, software treba osigurati da svi fiskalni računi sadrže obavezne informacije, kao što su identifikacijski podaci o objektu, datum i vrijeme transakcije, detalji o narudžbi i cijene. 

Izuzetno je važno da odabrani software za fiskalnu blagajnu bude redovito ažuriran kako bi se prilagodio najnovijim zakonima. Ovo uključuje ne samo promjene u zahtjevima za fiskalne račune, već i sve druge relevantne promjene u zakonodavstvu koje se odnose na poslovanje ugostiteljskih objekta.

Osim ažuriranja, software bi također trebao pružiti pouzdanu arhivu fiskalnih računa i financijskih podataka. To je ključno kako biste osigurali da su svi dokumenti sigurno pohranjeni i lako dostupni u slučaju poreznih inspekcija.

Skladišno poslovanje

Ugostitelji se često suočavaju s izazovima u vezi s praćenjem, naručivanjem i kontrolom zaliha, a upravljanje ovim procesima može biti zahtjevno. Dobar program značajno olakšava ovu zadaću.

Jedna od osnovnih značajki koju software za restorane i caffe barove treba nuditi jest upravljanje i vođenje skladišta. To omogućava vlasnicima i menadžerima da znaju točno koliko hrane i pića imaju na zalihi u svakom trenutku. Praćenje inventara sprječava gubitak robe, pomaže u identifikaciji proizvoda koji se brzo troše i omogućava bolje planiranje narudžbi prema dobavljačima.

Kontrola troškova je još jedan ključni aspekt upravljanja zalihama. Ugostitelji često moraju upravljati osjetljivim bilancom troškova kako bi održali profitabilnost. Software koji pruža analitičke alate za praćenje troškova i usporedbu s prihodima pomaže vlasnicima i menadžerima u donošenju informiranih odluka. Ovi alati omogućavaju identifikaciju potencijalnih izvora troškova i prilagođavanje poslovnih strategija kako bi se optimizirala profitabilnost.

U konačnici, softver za upravljanje zalihama hrane i pića je ključni saveznik ugostitelja u održavanju učinkovitog i profitabilnog poslovanja. Praćenje inventara i kontrola troškova pomažu u uštedi vremena i resursa, smanjenju gubitaka i optimizaciji poslovanja. Software koji pruža ove funkcionalnosti može biti presudan za dugoročni uspjeh objekta.

Analize i izvještaji

Pravilno praćenje poslovnih performansi igra ključnu ulogu u donošenju informiranih odluka u ugostiteljstvu. Bez preciznih i ažuriranih podataka, vlasnici i menadžeri mogu biti zakinuti za važne uvide u svoje poslovanje. Program koji je sposoban generirati različite izvještaje postaje dragocjen alat za optimizaciju i rast ugostiteljskog poslovanja.

Jedno od osnovnih izvještaja koja software treba omogućiti jest izvještaj o prometu. On daje pregled ukupnih prihoda, uključujući prihode od hrane, pića i svih drugih usluga. Praćenje prometa pomaže vlasnicima i menadžerima da bolje razumiju sezonske fluktuacije, trendove potrošača i učinak marketinških kampanja.

Osim izvještaja o prometu, software treba pružiti izvještaje o troškovima. Oni prate sve troškove povezane s poslovanjem, uključujući nabavu hrane i pića, plaće osoblja, najam prostora i ostale operativne troškove. Analiza ovih izvještaja omogućava vlasnicima da identificiraju potencijalne izvore nepotrebnih troškova i optimiziraju poslovanje kako bi poboljšali profitabilnost.

Sposobnost generiranja različitih izvještaja daje vlasnicima i menadžerima alate za bolje razumijevanje njihovog poslovanja. Ovi alati pomažu u identificiranju prilika za rast, poboljšanje usluge gostima i optimizaciju troškova. Softver koji pruža bogat izbor informacija postaje neprocjenjivo oružje za održavanje uspješnog ugostiteljskog poslovanja.

Mobilno naručivanje

S mobilnim naručivanjem, konobari imaju više vremena posvetiti se gostima jer minimalno dolaze do šanka, gdje se najčešće nalazi fiskalna blagajna kako bi se narudžba otkucala. Narudžbe se šalju u realnom vremenu, bez gomilanja i gužve. Također, osoblje ima pristup informacijama o vremenu kreiranja narudžbe i prioritetima, što dodatno pomaže u organizaciji rada i bržem ispunjenju zahtjeva gostiju.

Sustav rada mobilnog naručivanja nije kompliciran. Tableti ili mobilni telefoni opremljeni su aplikacijom za naručivanje, a pisač ili monitor postavlja se u šanku ili kuhinji. Konobari su spremni za mobilni rad, a narudžbe se automatski ispisuju na odredištu gdje se pripremaju. Kuhinja ili šank obavještavaju konobara o spremljenim narudžbama, što znači da nema zastoja i sve teče glatko.

Mobilno naručivanje ne samo da ubrzava proces, već i omogućuje ugostiteljima da pruže bolju uslugu i povećaju zadovoljstvo gostiju. 

Kvaliteta korisničke podrške

U procesu odabira software-a za restoran ili caffe bar, ne smijemo zaboraviti važnost kvalitetne korisničke podrške. To je ključna komponenta koja može značajno utjecati na vaše poslovanje. Evo zašto je to tako važno:

• Brza i pouzdana online podrška: u ovom poslu nikada ne možete potpuno isključiti mogućnost nejasnoća ili poteškoća. U takvim trenucima, ključno je da tvrtka s kojom imate suradnju vezanu za software, pruži brzu i pouzdanu online podršku. Ovo znači da možete nazvati ili kontaktirati podršku u bilo koje doba dana ili noći kako biste riješili svoje nedoumice i dobili odgovore na vaša pitanja.
• Fleksibilnost radnog vremena: ugostiteljski objekti rade izvan uobičajenih radnih sati, uključujući vikende i blagdane. Tvrtka s kojom surađujete trebala bi biti svjesna ovih specifičnosti i pružiti podršku kad vam je najpotrebnija. Fleksibilnost u radnom vremenu podrške ključna je kako biste mogli osigurati nesmetan rad.
• Stručno osoblje: kvalitetna korisnička podrška podrazumijeva stručno osoblje koje razumije vaše potrebe i izazove. Osoblje treba biti sposobno brzo dijagnosticirati probleme i pružiti rješenja. Također, trebaju biti dobro upoznati s funkcionalnostima software-a kako bi vam pružili najbolje savjete i podršku.
• Redovita ažuriranja i poboljšanja: kvalitetna tvrtka za software kontinuirano radi na poboljšanju performansi programa. To uključuje redovita ažuriranja i nadogradnje koje ispravljaju greške i dodaju nove značajke. Ovo bi trebalo biti dio podrške koju pružaju. 
• Obuka i edukacija: pored rješavanja problema, kvalitetna korisnička podrška trebala bi uključivati i obuku i edukaciju za vas i vaše osoblje. To će vam pomoći da maksimalno iskoristite sve značajke software-a.

U zaključku, kvaitetna podrška može napraviti ogromnu razliku u učinkovitosti vašeg poslovanja i zadovoljstvu gostiju. Budite sigurni da ste odabrali tvrtku za suradnju koja vas podržava 24/7 i koja je spremna rasti zajedno s vama.

Troškovi i proračun

Evo nekoliko ključnih aspekata koje trebate uzeti u obzir:

Model cijena: softveri za restorane i caffe barove često nude različite modele cijena. To može uključivati mjesečne pretplate, godišnje pretplate ili jednokratnu kupnju. Važno je razumjeti koji model cijene najbolje odgovara vašem poslovanju. 

Dodatni i skriveni troškovi: osim osnovnih troškova softvera, razmislite o eventualnim dodatnim troškovima kao što su troškovi obuke osoblja ili potrebna hardverska oprema. Provjerite da su svi ti dodatni troškovi uključeni u vaš proračun kako ne biste imali iznenađenja kasnije i uvjerite se da skriveni troškovi ne postoje.

ROI (Povrat na Investiciju): uvijek posmatrajte software kao poslovnog partnera koji je tu kako bi vam unaprijedio i podigao poslovanje na veću razinu. Kako biste bolje razumjeli isplativost odabranog software-a, analizirajte očekivani povrat na investiciju. 

Imajte na umu da se softver za restoran ili caffe bar može pronaći sa različitim cijenovnim rangom, ali i da kvaliteta i funkcionalnosti često idu ruku pod ruku s cijenom.

Konačno, kvalitetan software može uvelike olakšati upravljanje i omogućiti rast poslovanja. Želite li isprobati POS Sector?

Započnite besplatno. Bez ugovorne obaveze. Prestanite s korištenjem kad želite.