Jedna pogrešna narudžba, nekoliko minuta čekanja na račun ili artikal kojeg nema na skladištu možda se ne čine kao veliki problem. Međutim, kada se iste situacije ponavljaju iz dana u dan, počinju usporavati zaposlenike, stvarati nezadovoljstvo kod gostiju i utjecati na zaradu objekta. Najčešće nisu rezultat manjka truda, nego znak da određeni dijelovi poslovanja nisu dovoljno dobro organizirani.

U nastavku izdvajamo pet znakova koji mogu pokazati da je vrijeme za bolju organizaciju ugostiteljskog objekta.

Zaposlenici troše previše vremena tražeći informacije

Konobar provjerava je li narudžba spremna, osoblje u kuhinji pokušava saznati za koji je stol određeno jelo, a voditelj tijekom smjene odgovara na pitanja o stanju robe, rezervacijama ili računima. Kada zaposlenici informacije ne mogu pronaći brzo i na jednom mjestu, velik dio vremena odlazi na provjeravanje, dodatna pitanja i ispravljanje nesporazuma.

To se posebno osjeti tijekom gužve, kada i nekoliko nepotrebnih odlazaka do kuhinje ili šanka usporava uslugu. Posao tada možda bude završen, ali uz puno više stresa i uz veći rizik od pogreške. 

Jasno postavljeni procesi i dostupne informacije omogućuju svakom zaposleniku da zna što treba napraviti bez stalnog oslanjanja na kolege. 

Mobilno naručivanje omogućuje konobarima da narudžbu unesu odmah za stolom, bez dodatnog odlaska do blagajne dok se ona istovremeno prikazuje kuharima na POS Sector kuhinjskom monitoru. Tako kuhinja odmah dobiva sve potrebne informacije, konobar ne mora dodatno provjeravati je li narudžba zaprimljena, a cijeli proces od gosta do kuhinje odvija se brže i uz manje prostora za nesporazume.

Nitko nije siguran koliko robe stvarno ima na skladištu

Jedna član tima misli da je roba naručena, drugi je siguran da je ima dovoljno, a onda baš usred najveće gužve nestane jedan od najprodavanijih artikala. Tada se ponuda mora prilagođavati u hodu, zaposlenici gostima objašnjavaju što trenutačno nije dostupno, a netko mora hitno tražiti zamjenu ili organizirati dodatnu nabavu.

Istovremeno, proizvodi koji se slabije prodaju često se naručuju u prevelikim količinama, nepotrebno zauzimaju prostor ili im prolazi rok trajanja. Problem zato nije uvijek u tome da robe nema dovoljno nego u tome što nema jasnog pregleda što se troši, kojom brzinom i što je zaista potrebno naručiti.

Ako se stanje zaliha provjerava odlaskom u skladište, narudžbe dobavljačima rade prema osjećaju, a zaposlenici tek tijekom smjene otkrivaju da nečega nema, to je prilično jasan znak da skladište treba bolje organizirati.

Isti se nesporazumi ponavljaju iz smjene u smjenu

Jedna smjena ne prenese važnu informaciju drugoj, određeni zadaci ostanu nedovršeni, a zaposlenici svaki put iznova pokušavaju otkriti što je napravljeno, a što tek treba napraviti. Tako se iste situacije ponavljaju gotovo svakodnevno, iako ih je često moguće izbjeći uz jednostavniju i jasniju organizaciju posla.

Nesporazumi postaju još vidljiviji kada objekt radi u više smjena ili ima veći broj zaposlenika. Ako nije jasno tko je zadužen za određeni dio posla, lako se dogodi da isti zadatak naprave dvije osobe ili da ga na kraju ne napravi nitko. Umjesto da se smjena nastavi tamo gdje je prethodna stala, dio vremena troši se na provjeravanje, dodatna pitanja i ispravljanje propusta.

Stvarno stanje poslovanja saznaje se tek na kraju dana

Ako tijekom dana ne možete provjeriti ili ne znate koliki je promet, koji se artikli najviše prodaju ili kako trenutačno posluje određena smjena, teško je reagirati na vrijeme. Informacije postoje, ali do njih dolazite tek kada se smjena završi, pregledaju računi i napravi obračun.

To je posebno nezgodno ako vlasnik nije stalno prisutan u objektu ili upravlja s više lokacija. Umjesto jasnog pregleda poslovanja, mora zvati zaposlenike i oslanjati se na informacije koje dobiva usmeno. A kada se određeni problem primijeti tek na kraju dana ili tjedna, često je već kasno da se nešto promijeni.

Svaka veća gužva stvara potpuni kaos

Gužve su u ugostiteljstvu očekivane, posebno tijekom vikenda, praznika ili turističke sezone. Međutim, ako veći broj gostiju redovito dovodi do kašnjenja, pogrešnih narudžbi, nervoze među zaposlenicima i nezadovoljnih gostiju, problem vjerojatno nije samo u količini posla.

Dobro organiziran objekt trebao bi moći podnijeti pojačan promet bez toga da cijeli sustav prestane funkcionirati. Kada svaka osoba zna svoj zadatak, a informacije se prenose brzo i točno, gužva i dalje zahtijeva više energije, ali ne mora prerasti u kaos. Ako se tijekom svake jače smjene problemi rješavaju u hodu, vrlo je vjerojatno da svakodnevni procesi nisu dovoljno dobro posloženi.